Zasada ta polega na wyjaśnieniu stronom przesłanek, jakimi organ kierował się przy załatwieniu sprawy. Obowiązki organu wynikające z powyższej zasady nie ograniczają się do przekonującego uzasadnienia treści decyzji pod względem prawnym i faktycznym, chociaż jest to najczęstszy przypadek naruszenia zasady z art. 11 kpa, zwłaszcza w przypadku decyzji uznaniowych. Naruszeniem tej zasady jest także nieustosunkowanie się w ogóle do twierdzeń, które strona uważa za istotne dla sposobu załatwienia sprawy. Zasada ta łączy się ściśle z zasadą pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa.
Nakłada ona na organ administracji publicznej obowiązek zapewnienia stronom czynnego udziału w każdym stadium postępowania, a także obowiązek umożliwienia stronom wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Obejmuje to tez prawo do podejmowania czynności procesowych mających wpływ na ustalenie stanu faktycznego i prawnego sprawy administracyjnej
organy administracji publicznej podejmują wszelkie kroki niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Zatem organ prowadzący postępowanie ma obowiązek zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego, aby ustalić stan faktyczny sprawy zgodny z rzeczywistością. W szczególności jest obowiązany dokonać wszechstronnej oceny okoliczności konkretnego przypadku na podstawie analizy całego materiału dowodowego, a stanowisko wyrażone w decyzji uzasadnić w sposób wymagań przez przepisy kpa.
Przyjmuje się, iż obie te wartości traktuje się równorzędnie i nie ma zasad rozstrzygania ewentualnych konfliktów pomiędzy tymi wartościami. Stwierdzić należy, iż nałożony jest tutaj na organy prowadzące postępowanie obowiązek harmonizowania tych interesów, jeżeli w konkretnym przypadku są ze sobą sprzeczne.